ELEMENTOS
GENERALES - ESTUDIO DE MERCADO – RECURSOS HUMANOS - ADM. FINANCIERA – MARCO LEGAL – EXPORTACIÓN – CALIDAD - MERCADOTECNIA – CONTABILIDAD
RECURSOS HUMANOS
En este capítulo se concretan y
describen temas que permiten a cualquier empresario dar solución a las
siguientes interrogantes: ¿qué funciones desempeña el propietario en la micro y
pequeña empresa?, ¿cuáles son las actividades fundamentales de toda empresa?,
¿cómo se definen los puestos necesarios para su operación?, ¿cómo se establece
un procedimiento efectivo de contratación?, ¿qué tipos de estructuras
organizacionales existen y cómo elegir la más adecuada?, ¿cómo se elabora y qué
debe contener un manual de organización?, ¿cuál es el marco normativo que rige
las relaciones de trabajo?, ¿cómo elaborar un programa efectivo y eficiente de
capacitación?, ¿cómo es el proceso administrativo en una empresa?, entre otras.
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Proceso
administrativo de una Empresa
§
Procedimiento de contratación del
personal
§
Proceso
de capacitación del personal
La estructura
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Todas las personas que participan en una
empresa deben tener una o varias funciones específicas que cumplir y, en
conjunto, sus actividades han de lograrse con armonía, de lo contrario la misión
de la empresa no podrá alcanzarse.
En los niveles de combinación de tareas y de
coordinación de trabajo se presentan los organigramas que, de modo gráfico
muestran el orden y la jerarquía dentro de la empresa.
Las ventas son el elemento motor de la empresa,
pues de ahí se derivan los ingresos que le dan la posibilidad de subsistir.
En este punto se deben tener presentes el producto, la plaza, la promoción y
el precio.
Ejemplo de estructura lineal:
Funcional. Se basa
en la naturaleza de las actividades a realizar y se organiza específicamente por
departamentos o secciones, de acuerdo con los principios de la división del
trabajo de las labores de una empresa, y aprovecha la preparación y las
aptitudes profesionales del personal en donde puedan lograr mayor
rendimiento.
Ejemplo de estructura funcional: Línea y asesoría.
Este tipo de organización es lineal, en cuanto que cada uno de los trabajadores,
empleados y vendedores rinden cuentas a un solo supervisor en cada caso, con
la modalidad de que en la organización de línea y asesoría existen
especialistas que hacen las veces de asesores de la dirección en aspectos
concretos y determinados. Esto no debe confundirse con que la autoridad se
comparta, puesto que la función de los asesores es exclusivamente aportar sus
consejos u opiniones, sin dar órdenes, ya que éstas provienen de línea.
Ejemplo de estructura de línea y asesoría:
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La dirección y el liderazgo
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Uno de los activos más importantes de las empresas
lo constituyen las personas y en especial quienes las dirigen. En su
desempeño, la dirección se puede ejercer de diversas maneras, pero cada una
de ellas es apropiada para diferentes casos, de tal manera que el empresario
habrá de escoger aquel modo de dirigir que mejor le funcione, pues se trata
de alcanzar los objetivos por medio de las personas que colaboran en la
empresa.
Por su parte, la comunicación desempeña un
papel importante en las empresas, pues es el medio por el cual fluyen las
ideas, los datos, las informaciones y las órdenes. Implica tres instancias, a
saber un transmisor (quien manda un mensaje) un medio (el conducto por el
cual se transmite) y un receptor (quien recibe la información). 1.
Necesidades fisiológicas que se
pueden satisfacer con recursos económicos. 2.
Necesidades de seguridad, igualmente
satisfechas con los mismos medios. 3.
Necesidades de pertenencia que se
satisfacen con actividades deportivas, sociales y culturales. 4.
Necesidades de status se pueden
satisfacer con reconocimiento a los buenos trabajos, hacer sentir importante
al trabajador y tomar en cuenta sus sugerencias. 5.
Necesidades de autorrealización que
se pueden alcanzar mediante el progreso a los puestos más difíciles. Desde el punto de vista de la importancia de estas necesidades se colocan de la siguiente manera:
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La administración
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Como hemos visto, el funcionamiento de una
empresa implica un gran número de actividades distintas, unas relacionadas
con el proceso productivo para la elaboración de los productos o servicios,
las relativas a los manejos financieros, las vinculadas con las ventas y los
cobros, y las referentes a personas, entre otras. Manejar coordinadamente
todas estas actividades requiere conocimientos y habilidades y esto es lo que
se conoce como Administración.
La planeación
tiene como objetivo fijar los propósitos de la empresa en las cuatro áreas
funcionales, con ello también se determinan los recursos necesarios para
alcanzar dichos objetivos. Se cuantifican así, los talleres, los equipos y
las máquinas necesarios para el logro de esas metas, al igual que la cantidad
de personas correspondientes, con sus respectivas características y sueldos. |
Organigramas
Un organigrama representa en forma gráfica las
principales funciones y líneas de autoridad de una empresa en un momento dado.
Existen diversos criterios para fijar el nombre con que se designan las
gráficas en las que se representa la estructura de un organismo social.
Pasos para elaborar un organigrama:
1.
Elaborar una lista de funciones y
subfunciones probables;
2.
Compararla con una lista de
comprobación;
3.
Preparar cuadros o plantillas, y
4.
Diseñar el organigrama.
Todo organigrama debe contener los siguientes
datos: título o descripción condensada de las actividades, fecha de
formulación, nombre del responsable de elaboración, aprobación, explicación de
líneas y símbolos especiales.
Los organigramas pueden ser clasificados en tres tipos, de acuerdo con su:
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a)
Contenido |
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b) Ambito
de aplicación |
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c)
Presentación |
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ARRIBA
Manual de organización
Un manual de organización complementa con más
detalle la información que bosqueja un organigrama. Los manuales de organización
exponen la estructura de la empresa; señalan los puestos y las interrelaciones
que existen entre ellos; explican la estructura funcional, los grados de
autoridad y responsabilidad, los canales de comunicación, y coordinación y las
actividades de los órganos de la empresa.
El manual, preparado adecuadamente, ofrece información completa sobre los
asuntos correspondientes a cada puesto; permite conocer y entender mejor los
requisitos, las limitaciones, y las relaciones entre unos y otros elementos del
mismo puesto con los demás de la empresa.
Tipos de manuales de organización:
a.
Manuales generales de organización. Son
aquéllos que abarcan toda la empresa.
b.
Manuales específicos. Son los que se
ocupan de una función o unidad administrativa en particular.
El contenido de los manuales de organización
varía en forma amplia; sin embargo, hay dos herramientas de análisis
organizacional que se incluyen en casi todos los manuales, las descripciones de
puestos y los organigramas. La combinación de estos instrumentos muestra las
líneas de autoridad y obligación, las principales funciones de cada puesto, las
responsabilidades y autoridad para cada puesto y las interrelaciones
primordiales entre las posiciones clave. Además los manuales de organización
suelen incluir la enunciación del o los objetivos de la empresa.
Entre los puntos más importantes que contiene un manual de organización se
encuentran:
- Presentación
o identificación
- Indice
o contenido
- Prólogo
o introducción
- Directorio
- Antecedentes
históricos
- Objetivo
- Estructura
orgánica
- Organigrama
- Estructura
funcional
Asimismo, es conveniente analizar en detalle los siguientes aspectos:
- Conocer
y entender los objetivos de la empresa para que su estructura refleje los
objetivos que se pretenden alcanzar.
- Realizar
el agrupamiento de funciones de acuerdo a las actividades principales de
la empresa.
El diseño de la organización de la micro y
pequeña empresa es proyectada en la mayoría de los casos por el propio
empresario. Aun cuando algunos empresarios pueden solicitar ayuda de expertos,
éstos por lo general deben tomar las principales decisiones a partir de la
estructuración de la empresa.
El diseño de la organización tiene como principal finalidad la eficiencia y
humanización de las relaciones. Mayor racionalidad, rentabilidad, estabilidad y
flexibilidad para los propietarios.
Como resultado de la interacción de diversas fuerzas, algunas empresas sufren
cambios estructurales un tanto frecuentes, por lo que el avance a estructuras
dinámicas y flexibles es una tendencia en las empresas de hoy en día.
ARRIBA
Proceso administrativo de una Empresa
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Los componentes esenciales que constituyen las principales etapas del proceso administrativo en una empresa son: planeación, organización, dirección y control. Planeación La función de la planeación busca influir en el
futuro, tomando acciones predeterminadas y lógicas en el presente, por lo que
representan la esencia de una operación efectiva. Las actividades básicas que
involucra la planeación son: 1.
Normativa. En esta etapa se plantean dos situaciones; el tipo de futuro
que se desea y la definición de la situación de la empresa si se continúase
en la misma dirección actual. 2.
Definicional. Conocimiento de la situación actual de la empresa, sus
principales características y sus interacciones internas y externas. 3.
Confrontación
estratégica y factibilidad. Con base en el
futuro deseable seleccionado y la identificación de la trayectoria construida
a partir de la realidad actual, se procede a contrastar ambos polos, con el
objeto de conocer y analizar la distancia entre ambos. 4.
Convergencia. Determinación de los puntos de convergencia entre el futuro
deseado y la situación actual, y definición de la orientación global para que
el futuro de la empresa sea alcanzable. Organización La organización contribuye a ordenar los medios
para hacer que los recursos humanos trabajen unidos en forma efectiva hacia
el logro de los objetivos generales y específicos de la empresa. La
organización conlleva una estructura que debe considerarse como un marco que
encierra e integra las diversas funciones de la empresa de acuerdo con un
modelo que sugiere orden, arreglo y relación armónica. Dirección La función de dirección tiene como propósito
fundamental impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y
grupo que integran la empresa, con el fin de que dichas actividades en
conjunto se lleven a cabo conforme a los planes establecidos. Control 1.
Señalar niveles medios de
cumplimiento; establecer niveles aceptables de producción de los
trabajadores, tales como cuotas mensuales de producción para los operarios y
ventas para los vendedores. 2.
Verificar el desempeño a intervalos
regulares (día, semana, mes). 3.
Determinar si existe alguna variación
de los niveles medios reales respecto a los establecidos. 4.
Si existiera una variación, tomar
medidas correctivas, tales como un entrenamiento o mayor instrucción. Si no
existe ninguna variación, continuar con la actividad. Las actividades básicas que comprende el
proceso de control son:
Estas dos herramientas contienen una fuerte orientación hacia los procesos. Ello implica la búsqueda por:
La administración de la calidad total tiene un enfoque tendiente a crear:
La reingeniería de procesos de negocios, es un
enfoque sistemático para mejorar radicalmente los procesos fundamentales que
agregan valor. Estos procesos se refieren a los de naturaleza estratégica que
son importantes e indispensables para el cumplimiento de los objetivos, metas
y para alcanzar un mayor nivel competitivo.
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Procedimiento de contratación del personal
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El activo más valioso de cualquier empresa está
constituido por su propio personal. Este hecho se comprueba cuando uno se
percata de que las actividades de todo negocio deben ser realizadas por sus
empleados. El propietario de un negocio necesita estar consciente de este
asunto. Las medianas y grandes empresas, gracias a sus amplios recursos
financieros, utilizan especialistas que desarrollan las funciones de
administración del personal de la empresa. No obstante, el pequeño empresario
tiene a su disposición recursos financieros limitados. Por lo tanto, casi
nunca se emplea un especialista en administración de personal. En lugar de
esto, el empresario maneja todas las actividades del personal o las delega a
un empleado quien las realiza además de sus tareas normales. |
Marco normativo laboral
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El marco normativo laboral tiene por objeto regular las relaciones de trabajo entre patrones y trabajadores a través del contrato de trabajo, en donde se establecen los procedimientos que son obligatorios de acuerdo a las siguientes leyes: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Con base en estos preceptos, la Ley Federal del Trabajo establece los principios mínimos por los cuales se regirán las relaciones de trabajo. Estos principios se refieren a: 1.
Relaciones individuales de trabajo o
Duración de las relaciones de trabajo
o
Suspensión de los efectos de las
relaciones de trabajo o
Rescisión de las relaciones de
trabajo o
Terminación de las relaciones de
trabajo 2.
Condiciones de trabajo o
Jornada de trabajo o
Días de descanso o
Vacaciones o
Salario o
Salario mínimo o
Normas protectoras y privilegios del
salario o
Participación de los trabajadores en
las utilidades de la empresa 3.
Derechos y obligaciones de los
trabajadores y de los patrones o
Obligaciones de los patrones o
Obligaciones de los trabajadores o
De la capacitación y adiestramiento
de los trabajadores 4.
Trabajo de las mujeres 5.
Trabajo de los menores 6.
Trabajos especiales o
Trabajadores de confianza 7.
Relaciones colectivas de trabajo o
Coaliciones o
Sindicatos, federaciones y
confederaciones o
Contrato colectivo de trabajo o
Contrato-ley o
Reglamento interior de trabajo 8.
Huelgas 9.
Riesgos de trabajo 10.
Autoridades del trabajo y servicios
sociales Esta ley presume la existencia del contrato y
de la relación de trabajo entre la persona que presta un servicio personal y
el que lo recibe, por lo que, la falta de un contrato por escrito no priva al
trabajador de los derechos que deriven de las normas de trabajo y de los
servicios prestados, puesto que la ley imputa al patrón la falta de tal
formalidad. Por otro lado, si no se determina el servicio o servicios que
deba prestar el trabajador, éste quedará obligado sólo a desempeñar el
trabajo que sea del mismo género de los que formen el objeto de la empresa;
sin embargo, las condiciones de trabajo ya se encuentran definidas en los
contratos colectivos aplicables y por disposición expresa de la ley, ésta
predominará sobre el contrato individual de trabajo.
Para la empresa:
Las relaciones individuales de trabajo pueden ser: 1.
Por tiempo indeterminado. Constituye
la regla general en las relaciones laborales, donde una persona se obliga a
prestar a otra un trabajo subordinado y continuo que constituya para la
empresa una necesidad permanente, mediante el pago de un salario. 2.
Por tiempo determinado. La relación
de trabajo por tiempo determinado puede ser de dos tipos: o
Contrato
por obra determinada. Es el documento individual
de trabajo por tiempo determinado cuya duración está sujeta a la terminación
de la obra que estipula el mismo. o
Contrato
a precio alzado. Es el documento individual de
trabajo por tiempo determinado, en el que la remuneración es global por la
obra material del mismo. Los contratos temporales se
prorrogarán a su vencimiento por todo el tiempo que sea necesario, mientras
subsistan las necesidades que le dieron origen. En el caso de los vendedores, se puede
establecer un contrato en el que se estipule un componente salarial base que
asegure la permanencia del vendedor en la empresa, y un componente por
comisión que represente un incentivo adicional para que mejore su desempeño.
La división de porcentajes utilizados con mayor frecuencia son los que
corresponden al 60% de salario base y 40% a comisiones.
Ley del Seguro Social Ésta ley establece en su Título Segundo del Régimen Obligatorio, las personas que son sujeto de aseguramiento del régimen obligatorio, mismo que comprende:
También establece las obligaciones de los patrones referentes a su registro como tal, e inscripción de los trabajadores al IMSS, información de sus altas y bajas, modificaciones de salario y demás datos, conforme a las disposiciones de la Ley del Seguro Social y sus reglamentos. Secretaría del Trabajo y Previsión Social Todos los negocios deben cumplir con el
Reglamento Federal de Seguridad, Higiene y Medio Ambiente de Trabajo y Normas
Relativas que se presentan en el capítulo sobre Instalaciones: Ubicación y
Servicios Auxiliares, y en los Anexos de este documento. |
Proceso de capacitación del personal
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El nuevo trabajador puede tener experiencia en
algún trabajo previo o ser reciente su ingreso al mercado laboral. En
cualquiera de estos casos es muy probable que requiera capacitación. El
propósito básico de un programa de capacitación es que el personal mejore su
desempeño en el trabajo.
I.
Actualizar y perfeccionar los
conocimientos y habilidades del trabajador en su actividad, así como
proporcionarle información sobre la aplicación de nueva tecnología en ella;
II.
Preparar al trabajador para ocupar
una vacante o puesto de nueva creación; III.
Prevenir riesgos de trabajo; IV.
Incrementar la productividad, y
V.
En general, mejorar las aptitudes del
trabajador." De esta forma el desarrollo del personal
involucra dos elementos en gran medida parecidos, pero con diferentes
objetivos y, por tanto, con diversas formas de diseño y ejecución, como son:
Adiestramiento. Se refiere fundamentalmente al entrenamiento utilizado con
mayor frecuencia dentro de las pequeñas empresas, ya que es el entrenamiento
básico requerido para que un trabajador desempeñe las funciones para las que
ha sido contratado.
En este sentido, un programa de entrenamiento involucra necesariamente cuatro etapas: inventario de necesidades y diagnóstico de entrenamiento; planeación del entrenamiento; ejecución; y evaluación de los resultados. |